Большинство компаний используют личную почту для работы. Личная почта не решает ряд вопросов по управлении и безопасности почтовых адресов сотрудников. Сотрудники могут меняться, а историю сообщений необходимо просматривать. В случае когда компания использует одну личную почту, письма в ящике растут в геометрической прогрессии, и найти письмо становиться труднее.

Электронная почта может быть 2 видов:

1. Личная почта имеет вид *@mail.ru, *@yandex.ru, *@gmail.com, пример: Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра. или Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.

2. Корпоративная почта имеет вид *@namecompany.ru, пример: Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра. , Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.

Плюсы корпоративной почты больше, чем личной на почтовые сервисах на Яндекс Почта, Майл и Google Gmail.

Если обобщить вопрос электронной почты необходимо определить где будет храниться корпоративная почта и кто будет нести расходы по организации хранения и безопасности почтовых сообщений.

Менее затратным и удобным в управлении считается Яндекс Почта и Майл. Т.к. требует минимальных усилий со стороны бизнеса и файлы хранятся на стороне почтового сервиса.  

Реализовать корпоративную почту можно 3 способами:.

1. Корпоративная почта на хостинге

2. Выделенный почтовый сервер

3. Делегирование корпоративной почты на почтовый сервис

Корпоративная почта на хостинге

Корпоративная почта на хостинге, работа через браузер

• При работе через почтовую программу хостинга вы можете испытывать некоторые неудобства с функционалом, интерфейсом по сравнению с почтовыми сервисами Яндекс Почта, Майл и Google Gmail. Например у компании хостинга уже может не оказаться мобильного приложения для электронный почты.

• Объем почтовых ящиков будет постоянно заполняться массивными вложениями, вследствие чего может прийти идея ограничить письма с вложениями до 5 мб. как на входящие, так и на исходящие, далее для обмена массивными вложениями появиться необходимость использования фалообменников. Но даже эти ограничения не помогут избежать удаления писем за прошлые года. Или необходимо будет закупать дополнительно место на хостинге для хранения почты. Вследствие чего почта за 3 года может занимать более 30 гб, а это от 1000-3000 руб. дополнительных расходов в месяц.

• На виртуальном хостинге может быть ограничение на количество исходящих до 100 писем в час.

• Ваши письма могут попасть в СПАМ, т.к. отправка писем происходит через общий почтовый сервер для исходящих и входящих писем. Данным сервером могуть пользоваться от 100 до 1000 сайтов и если одно из писем попадет в один из списков СПАМ листов, то соответственно и ваши письма также могут рассматриваться как СПАМ.

Корпоративная почта на хостинге и загрузка электронных писем на компьютер в почтовую программу.

В данном случае есть два варианта развития событий:

• письма копируются в почтовую программу на компьютер

• письма копируются в почтовую программу на компьютер и удаляются на сервере

В первом случае аналогично варианту: корпоративная почта на хостинге, работа через браузер. Дополнительно на компьютере копии писем будут занимать место аналогично место на почтовом сервере.

Во втором варианте место на сервере будет освобождаться, но письма также будут храниться на рабочем компьютере. Этот вариант может быть временным, т.к. компьютера имеют свойства выходить из строя, ломаться, устаревать и в последствии может встать вопрос о переносе архива сообщений на другой компьютер, что в свою очередь может создать ненужную проблему, т.к. перенос архива писем и контактов занимает время в связи с большим объемом данных.

Выделенный почтовый сервер

Выделенный сервер можно использовать для разных целей. Решает вопрос ограничения объема отправки писем, и исключения попадания в СПАМ фильтры. Для выделенного сервера выделяется отдельный ip адрес, который можно самостоятльно выводить из СПАМ листов. Выделенный почтовый сервер не является способом сэкономить, т.к. требует наличие собственного технического специалиста - системного администратора, для настройки почтового сервера и приобретения программного обеспечения. Выделенный почтовый сервер можно арендовать или приобрести собственный физический почтовый сервер.

Организация физического почтового сервера подходит для среднего и крупного бизнеса, для обеспечения высокого уровня безопасности. Для физического сервера необходимо организовать бесперебойный доступ к интернету и электричеству, оснастить блоком бесперебойного питания, организовать безопасность от вирусов и СПАМА, резервным копированием данных и арендовать статический ip адрес у провайдера интернета. Организация подобного процесса необходима только при высоких требованиях безопасности.

Арендуя почтовый сервер у хостинг компании, часть работ по техническому обслуживанию вы перекладываете на хостиг компанию, но вопросы администрирование в данном случае остаются на ваших плечах. Хостинг компания предоставляет услуги системного администрирования в среднем 1000 руб час.

Почтовый сервер арендуют для организации почтовых рассылок своим клиентам, когда клиентская база вырастает от 1 000 до 10 000 или от 10 000 до 400 000 оправка маркетинговых писем через хостинг или почтовые сервисы уже не возможно. Один почтовый сервер может от оправлять от 400 000 писем в сутки. Но даже для таких задач необходимо настраивать комплекс технических и программных мер по обеспечению соответствия техническим требованиям почтовых сервисом Яндекс Почта, Майл и Google Gmail для обеспечения попадания электронных писем в электронные ящики в целости и сохранности без возможности уйти в папку СПАМ.

Данный способ является гораздо выгодным по сравнению с использование сервисов почтовых рассылок Mail Chimp, Печкин и т.д. Создание подобного сервиса обходиться от 35 000 руб., затраты на аренду и содержания сервера от 2500 рублей в месяц.

Делегирование корпоративной почты на почтовый сервис

Популярные почтовые сервисы в России сейчас являются Яндекс Почта, Майл и Google Gmail.

Для пере направления входящей и исходящей почты на почтовый сервис, достаточно подтвердить право на домен и добавить запись типа MX mx.yandex.ru. Записи типа MX являются записями управлениями адресами почтовых серверов.

Дальше просто необходимо добавить адреса электронной почты и пароли. В панеле можно назначать списки рассылок и псевдонимы старых или других адресов.